Auxiliar Administrativo del Estado · Actividad administrativa y ofimática
Outlook para Microsoft 365: correo, reglas y libreta de direcciones
- Identificar los elementos del entorno de trabajo y la navegación mediante teclado en Outlook clásico.
- Diferenciar los procedimientos para crear, responder y reenviar mensajes distinguiendo el tratamiento de los adjuntos y los campos de destinatarios.
- Configurar y administrar reglas de mensaje automáticas para clasificar el correo entrante en la bandeja de entrada.
- Gestionar la libreta de direcciones, las cuentas de Exchange y los contactos mediante las opciones disponibles en la cinta de opciones.
El entorno de trabajo de Outlook y la navegación
El entorno de trabajo de Outlook clásico organiza la información en distintas vistas que puedes alternar con el teclado. Para acceder a la vista Correo debes pulsar Ctrl+1, mientras que Ctrl+2 te sitúa directamente en la vista Calendario. Dependiendo de la configuración del equipo de tu oficina, la tecla Ctrl+3 puede cambiar a Copilot, Ctrl+4 abre Contactos, Ctrl+5 pasa a Microsoft To Do, Ctrl+6 muestra el Explorador de la organización, Ctrl+7 va a Loop y Ctrl+8 accede a Tareas. Estas asignaciones numéricas son variables.
Para moverte por la interfaz puedes utilizar atajos de teclado muy precisos. La tecla TAB o F6 permite desplazarse entre la ventana clásica, los paneles menores de carpetas, el panel de lectura y la barra de tareas pendientes. Si necesitas retroceder en esa misma secuencia de elementos, puedes emplear Mayús+Tab o Ctrl+Mayús+Tab. En el panel Carpeta, el desplazamiento se realiza con las teclas de dirección. Asimismo, con la combinación Ctrl+Tab puedes moverte entre los encabezados de los mensajes o alternar entre el panel Navegación y el calendario.
La navegación entre vistas principales admite un control ágil sin recurrir al ratón. Al pulsar Alt+flecha izquierda vuelves a la vista anterior en la ventana principal clásica, mientras que Alt+flecha derecha avanza a la vista siguiente. Cuando estás consultando la cinta de opciones, la tecla Alt muestra directamente las teclas de acceso, y al usar Ctrl+Mayús+F10 aparece la información sobre herramientas del elemento que tiene el foco. Si necesitas abrir botones de expansión, pulsa Alt+flecha abajo. Para cerrar cualquier menú o ventana abierta, pulsa la tecla Esc.
En la lista de mensajes tienes opciones útiles para organizar la visualización diaria de las notificaciones judiciales o administrativas. Puedes contraer o expandir grupos completos dentro de la lista utilizando las teclas de flecha izquierda o derecha. Si trabajas con mensajes abiertos en ventanas independientes, puedes pasar al siguiente mensaje abierto con Ctrl+Punto y regresar al anterior pulsando Ctrl+coma. Por último, para comprobar si han entrado nuevos mensajes en tus buzones, únicamente debes pulsar la tecla de función F9.
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