Auxiliar Administrativo del Estado · Actividad administrativa y ofimática
Access para Microsoft 365: tablas, consultas, formularios, informes y relaciones
- Diferenciar los tipos de datos de Access 365 y sus límites de almacenamiento.
- Configurar claves principales y relaciones aplicando las reglas de integridad referencial.
- Distinguir el funcionamiento y la estructura de las consultas de selección, acción y totales.
- Gestionar la importación y la vinculación de datos externos desde hojas de cálculo de Excel.
Principales funciones de Access y arquitectura de tablas
Las bases de datos de Access permiten almacenar y realizar el seguimiento de inventarios, contactos o procesos empresariales en cualquier organismo administrativo. En una oficina pública se manejan expedientes, resoluciones y datos de ciudadanos que necesitan una estructura ordenada. Las tablas son objetos fundamentales de una base de datos porque en ellas se conserva toda la información o los datos. Cualquier otro elemento depende de los datos reales guardados en estas entidades básicas organizadas en columnas y filas estructuradas.
El diseño de la base de datos debe iniciarse creando todas sus tablas, pues los demás objetos dependen en gran medida de ellas. Puedes crear formularios e informes sin haber definido antes las tablas; para mostrar o editar datos almacenados, necesitan un origen de datos adecuado. Uno de los objetivos del diseño de bases de datos es eliminar la redundancia de datos desglosando la información en tablas por temas. Por ejemplo, conviene separar los datos personales del interesado de los datos del procedimiento que tramita.
Al crear tablas en Access es necesario seleccionar un tipo de datos para cada columna de datos. Esta elección determina la naturaleza de la información admitida, el espacio ocupado y las operaciones de cálculo válidas en cada campo. Para asegurar la identificación de cada registro, una clave principal es un campo o conjunto de campos con valores únicos en una tabla. Cada tabla de Access solo puede tener una clave principal, garantizando que no existan filas duplicadas sin control dentro del sistema.
Para definir la clave principal, se abre la tabla en la vista Diseño, se seleccionan los campos y se pulsa Clave principal en la cinta. La clave principal identifica de forma única los registros y facilita el establecimiento de relaciones entre tablas. Access reúne la información dividida colocando campos comunes en las tablas relacionadas, de modo que la clave principal de una tabla se asocia con el campo correspondiente de otra tabla administrativa para reconstruir el expediente completo sin duplicar datos innecesarios en la gestión diaria.
Esta lección tiene 7 apartados, audio, errores comunes y resumen. Se desbloquea con el acceso completo a Auxiliar Administrativo del Estado, desde 12,99 € en un pago único.