Auxiliar Administrativo del Estado · Actividad administrativa y ofimática
Documento, registro y archivo: funciones y clases de archivo
- Distinguir los requisitos de validez del documento administrativo electrónico y la estructura del expediente.
- Conocer el funcionamiento del Registro Electrónico General y las reglas de presentación de asientos.
- Comprender las funciones del archivo electrónico único y el ciclo vital de los documentos.
- Clasificar los tipos de archivo de la Administración General del Estado y sus competencias.
El concepto de documento administrativo y sus requisitos de validez
Debes tener muy claro qué es un documento público administrativo para el examen de Auxiliar Administrativo del Estado. Se trata de aquel emitido válidamente por los órganos de las Administraciones Públicas. Como regla general, las Administraciones emiten sus documentos por escrito y a través de medios electrónicos. Solo utilizarán otra forma de expresión o constancia cuando la propia naturaleza del documento así lo exija de manera justificada. Además, el documento administrativo electrónico debe haber sido generado, recibido o incorporado en el ejercicio de funciones sujetas a Derecho administrativo.
Para que un documento administrativo electrónico sea plenamente válido debe cumplir una serie de exigencias tasadas. En primer lugar, debe contener información de cualquier naturaleza archivada en soporte electrónico según un formato determinado que permita su identificación y tratamiento diferenciado. Asimismo, necesita disponer de datos de identificación que aseguren su individualización precisa, incorporar una referencia temporal del momento de su emisión, incluir los metadatos mínimos exigidos e incorporar las firmas electrónicas que correspondan conforme a la normativa. Si cumple estas condiciones legales, mantiene su completa validez cuando sea trasladado a un tercero mediante medios electrónicos.
Fíjate bien en las excepciones a la exigencia de firma electrónica. No requieren firma electrónica aquellos documentos electrónicos administrativos publicados con carácter meramente informativo. Tampoco la precisan los documentos electrónicos emitidos por las Administraciones Públicas que no formen parte de un expediente administrativo. No obstante, en todos estos documentos no sujetos a firma electrónica resulta preceptivo identificar su origen. Cuando, en un procedimiento administrativo tramitado por medios electrónicos, el órgano actuante deba facilitar al interesado un ejemplar de un documento administrativo electrónico, podrá sustituirlo por los datos necesarios para acceder a él por medios electrónicos adecuados.
Desde una perspectiva archivística más amplia, el documento de archivo es el ejemplar en cualquier soporte que sirve de testimonio de las actividades y funciones de personas físicas o jurídicas, tanto públicas como privadas. A su vez, el documento electrónico es la información en forma electrónica archivada en soporte electrónico según un formato identificable. En tu labor diaria en la Administración comprobarás que la correcta gestión de estos soportes garantiza la constancia fidedigna de las decisiones adoptadas.
Esta lección tiene 5 apartados, audio, errores comunes y resumen. Se desbloquea con el acceso completo a Auxiliar Administrativo del Estado, desde 12,99 € en un pago único.