El archivo judicial y la documentación judicial

Concepto de archivo, documentación judicial y ámbito de aplicación

Debes tener muy claro qué se entiende legalmente por archivo judicial según el art. 1.2 del RD 937/2003. El archivo judicial no es solo un depósito físico, sino una doble realidad jurídica. Se define formalmente tanto como el conjunto orgánico de documentos judiciales como el lugar material de su debida custodia y clasificación. Por otra parte, el expurgo es el procedimiento por el que se determina cuándo un documento pierde toda su utilidad o, por el contrario, ha de ser conservado, según el art. 1.3 del RD 937/2003.

Fíjate bien en qué elementos tienen la consideración formal de documentos judiciales según el art. 1.4 del RD 937/2003. Tienen este carácter todas las actuaciones procesales en sí mismas, así como los documentos aportados por las partes o por terceros, ya consten por escrito o mediante soportes electrónicos o telemáticos, cualquiera que sea su formato. Esta norma se aplica a todos los juzgados y tribunales de todos los órdenes jurisdiccionales y a los expedientes gubernativos que se tramiten en ellos, tal como establece expresamente el art. 2.1 del RD 937/2003.

Sin embargo, la ley establece excepciones muy estrictas que debes memorizar para evitar errores en las preguntas teóricas de examen. El art. 2.2 del RD 937/2003 excluye por completo de su ámbito de aplicación los libros de sentencias, los de registro y los restantes de preceptiva llevanza en los juzgados. Asimismo, quedan fuera los expedientes del Registro Civil. Por mandato del RD 937/2003 disp. adic. 4.ª, tampoco se aplica a documentos de órganos jurisdiccionales custodiados en el Archivo Histórico Nacional, Simancas, Indias, Corona de Aragón o archivos históricos provinciales o autonómicos.