Bases de datos: Access 365. Principales funciones y utilidades. Tablas. Consultas. Formularios. Informes. Relaciones. Importación, vinculación y exportación de datos.
Enunciado del programa publicado en el BOE.
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Pregunta 1
¿Cuál de las siguientes afirmaciones sobre los pasos para crear una consulta de actualización NO es correcta?
Respuesta correcta: a)Los campos de destino se colocan en la fila Campo y los campos de origen se añaden en la fila Actualizar para. Por eso es incorrecto llevar los campos de origen a la fila Campo, ya que esa ubicación corresponde a los campos que se van a actualizar.
Pregunta 2
Si desea repetir en el futuro una operación de importación ya realizada sin volver a configurarla, ¿dónde debe hacer clic?
Respuesta correcta: a)Al finalizar la importación, Access ofrece guardar los detalles de la operación y, una vez guardados, se repite haciendo clic en Importaciones guardadas, en el grupo Importar & vincular de la pestaña Datos externos. Nuevo origen de datos inicia una importación desde cero, por lo que no reutiliza la configuración anterior.
Pregunta 3
Un auxiliar administrativo en una Delegación del Gobierno necesita vincular una tabla de Access 365 a los datos de una hoja de cálculo de Excel que contiene celdas combinadas horizontalmente. ¿Cómo gestiona Access la información de dichas celdas combinadas al realizar la vinculación?
Respuesta correcta: c)Al vincular con un rango que incluye celdas combinadas, Access coloca el contenido de la celda en el campo correspondiente a la columna más a la izquierda, dejando los demás campos vacíos. No se descartan filas completas ni se duplica o divide el contenido de forma automática.
Pregunta 4
En Microsoft Access 365, ¿en qué pestaña de la cinta de opciones se encuentra el comando Diseño de consulta para iniciar la creación de este objeto?
Respuesta correcta: a)El comando Diseño de consulta se encuentra ubicado en la pestaña Crear de la cinta de opciones. La pestaña Herramientas de base de datos contiene utilidades de mantenimiento y relaciones, no la creación directa de objetos nuevos de consulta.
Pregunta 5
Señale la respuesta INCORRECTA sobre la conveniencia de dividir los datos antes de crear los campos.
Respuesta correcta: c)La afirmación incorrecta recomienda agrupar nombre y dirección completa en un mismo campo, cuando la documentación aconseja separar los datos en partes útiles y no mezclar elementos que se vayan a buscar, ordenar o calcular. La opción sobre crear campos independientes para apellidos y nombre es verdadera porque facilita buscar u ordenar por esos datos.
Pregunta 6
En la vista Diseño de Access, ¿qué tecla cambia entre el modo de edición, en el que se muestra el punto de inserción, y el modo de navegación?
Respuesta correcta: d)Según la ayuda, F2 alterna entre el modo de edición y el modo de navegación en la vista Diseño. F4 se reserva para abrir o cerrar la hoja de propiedades, de ahí que sea un distractor tentador.
Pregunta 7
Un operador de grabación de datos en un departamento ministerial necesita filtrar los registros de una consulta por un campo específico, pero se le ha solicitado que los valores de dicho campo no aparezcan en la hoja de respuestas final. ¿Qué acción debe realizar en la cuadrícula de diseño de Access 365?
Respuesta correcta: a)En la cuadrícula de diseño, desactivar la casilla de la fila Mostrar hace que la consulta no muestre dicho campo en los resultados finales, permitiendo mantener criterios en él sin necesidad de visualizarlo. No es necesario mostrar un campo para usarlo con un criterio.
Pregunta 8
Durante la preparación de los datos para vincular una hoja de cálculo a Access 365, un funcionario advierte que varias celdas contienen valores de error. Si no se corrigen estos errores en el archivo de Excel antes de la vinculación, ¿qué inserta Access en los campos correspondientes de la tabla?
Respuesta correcta: d)La documentación oficial señala que si una hoja de cálculo o rango de origen contiene valores de error, Access inserta un valor nulo en los campos correspondientes de la tabla. No se generan cadenas de error de texto ni ceros sustitutivos.
Pregunta 9
Al crear manualmente una consulta de selección en Microsoft Access 365, ¿dónde se deben incorporar los campos seleccionados para definir la información que devolverá?
Respuesta correcta: c)Al diseñar la consulta, los campos necesarios se agregan directamente a la cuadrícula de diseño de la consulta haciendo doble clic sobre ellos en la tabla correspondiente. El panel de navegación solo muestra los objetos existentes guardados en la base de datos, no la estructura de diseño individual.
Pregunta 10
El responsable de personal de un centro penitenciario desea automatizar la apertura mensual de un informe de servicio mediante la asignación de instrucciones a un botón de comando de un formulario. Si decide no escribir código VBA y utilizar en su lugar una secuencia creada a partir de una lista de acciones predefinidas, ¿a qué objeto de Access 365 debe recurrir?
Respuesta correcta: c)Las macros de Access se consideran un lenguaje simplificado que se crea seleccionando acciones de una lista predefinida y se pueden asociar a botones para realizar tareas como abrir informes. Por el contrario, los módulos (estándar o de clase) requieren el uso directo del lenguaje Visual Basic para Aplicaciones (VBA).
Pregunta 11
¿Qué secuencia de comandos hay que seguir en Access para empezar a importar datos contenidos en una hoja de cálculo de Excel?
Respuesta correcta: c)Desde la pestaña Datos externos, en el grupo Importar & vincular, se selecciona Nuevo origen de datos y después el comando del tipo de archivo, en este caso Desde archivo y Excel. Importaciones guardadas sirve para repetir una operación ya realizada, no para elegir el tipo de archivo que se va a importar por primera vez.
Pregunta 12
En una oficina de extranjería, un administrativo trabaja en Access 365 con varias ventanas abiertas de tablas y consultas dentro de la misma base de datos. Si desea desplazarse y alternar entre la ventana de la base de datos siguiente o la anterior mediante teclado, ¿qué combinación debe emplear?
Respuesta correcta: c)La combinación Ctrl+F6 o Ctrl+Mayús+F6 permite cambiar a la ventana de la base de datos siguiente o anterior. Por su parte, F6 o Mayús+F6 se utiliza para alternar entre los distintos paneles del área de trabajo, no entre las ventanas de los objetos de la base de datos.
Pregunta 13
Al crear una nueva lista de SharePoint (basada en plantilla o personalizada) desde Access 365, ¿qué casilla de verificación aparece activada de forma predeterminada?
Respuesta correcta: b)En el cuadro de diálogo Crear nueva lista, la casilla Abrir la lista al finalizar aparece activada de forma predeterminada para abrir la tabla vinculada tras su generación. Las demás opciones no se contemplan en dicho cuadro.
Pregunta 14
Una funcionaria de un organismo estatal ha modificado las opciones de la aplicación en Access 365 para cambiar el modo de visualización de documentos con pestañas a ventanas superpuestas y ha pulsado en Aceptar. Para que este cambio surta efecto práctico en el entorno de trabajo, ¿qué acción debe realizar a continuación?
Respuesta correcta: d)Al cambiar las opciones de la ventana del documento en la base de datos activa, el sistema requiere cerrar y volver a abrir la base de datos actual para que la modificación surta efecto. No es necesario realizar tareas de mantenimiento como compactar y reparar ni reiniciar el sistema.
Pregunta 15
¿Qué propiedad de tabla de Access 365 indica los campos de la tabla que coinciden con la propiedad Vincular campos secundarios de una hoja secundaria de datos?
Respuesta correcta: d)Vincular campos principales especifica los campos de la tabla que coinciden con los campos secundarios de la hoja secundaria de datos. Vincular campos secundarios se refiere a los campos de la tabla o consulta que proporciona las filas de la hoja secundaria.
Pregunta 16
En la unidad de gestión de expedientes se revisa una base de datos y se detecta un pedido que hace referencia a un cliente que ya no existe en la tabla de clientes. ¿Cómo se denomina ese registro en Access?
Respuesta correcta: d)Un registro huérfano es el que hace referencia a otro registro que no existe, como un pedido que apunta a un cliente inexistente. La integridad referencial, que depende de las relaciones de tabla, sirve para evitar estas referencias descoordinadas.
Pregunta 17
En Access 365, ¿qué propiedad de tabla hace que los criterios establecidos en la propiedad Filtro se apliquen automáticamente al abrir la tabla en la vista Hoja de datos?
Respuesta correcta: c)Filtrar al cargar, al establecerse en Sí, aplica automáticamente al abrir la tabla los criterios de filtro de la propiedad Filtro. La propiedad Filtro solo define los criterios, pero no indica que se apliquen al cargar.
Pregunta 18
¿Por qué motivo técnico se desaconseja emplear una dirección de correo electrónico como clave principal en una tabla de contactos en Microsoft Access?
Respuesta correcta: a)La documentación señala que campos como la dirección de correo electrónico o el número de teléfono constituyen malas elecciones de clave principal porque tienen probabilidades de cambiar. No existe una limitación de longitud técnica que impida indizar correos ni la exigencia de una máscara de entrada.
Pregunta 19
Tras crear una base de datos a partir de una plantilla con datos de ejemplo, ¿cómo se elimina cada registro?
Respuesta correcta: b)Para eliminar un registro de ejemplo se hace clic en el selector de registros y, en el grupo Registros de la pestaña Inicio, se elige Eliminar. La pestaña Diseño no contiene el comando Vaciar para borrar registros de ejemplo.
Pregunta 20
Si se importan datos de una hoja de cálculo a una tabla nueva de Access, ¿qué ocurre después si se modifican los datos del archivo de origen?
Respuesta correcta: a)Al importar datos se crea una copia en una tabla de la base de datos actual, de modo que los cambios posteriores en el origen no afectan a los datos importados ni al contrario. La actualización automática desde el origen se produce cuando se establece un vínculo, no cuando se importa.
Pregunta 21
En la vista Diseño de Access, ¿qué tecla abre o cierra la hoja de propiedades?
Respuesta correcta: a)La documentación asigna a F4, o a la combinación Alt+Entrar, la función de abrir o cerrar la hoja de propiedades en la vista Diseño. F2 se emplea para cambiar entre el modo de edición y el de navegación, por lo que no abre dicha hoja.
Pregunta 22
Un auxiliar administrativo en una delegación provincial necesita configurar una base de datos de Microsoft Access 365 para ver los objetos como ventanas superpuestas en lugar de pestañas independientes. Tras acceder a la pestaña Archivo y abrir Opciones de Access, ¿en qué sección debe configurar esta preferencia?
Respuesta correcta: c)Dentro de las Opciones de Access, el apartado Opciones de la ventana del documento se encuentra ubicado en la sección Base de datos activa. Otras categorías como General o Diseñadores de objetos contienen parámetros generales y de diseño, pero no la alternancia entre documentos con pestañas y ventanas superpuestas.
Pregunta 23
Al arrastrar un campo en una hoja de datos, ¿qué elemento aparece para indicar dónde se colocará?
Respuesta correcta: c)Según la documentación, cuando se arrastra un campo en una hoja de datos, aparece una barra de inserción vertical en el punto donde se colocará el campo. La lista desplegable de tipos de datos corresponde a Más campos, no al arrastre.
Pregunta 24
¿Cuál de las siguientes afirmaciones sobre la fila Actualizar para de la cuadrícula de diseño NO es correcta?
Respuesta correcta: d)En la fila Actualizar para se escriben los campos de origen con la sintaxis [source_table].[source_field]. La opción incorrecta invierte el papel de origen y destino y además utiliza una sintaxis que no corresponde a la fila de actualización.
Pregunta 25
En Microsoft Access 365, ¿es posible anexar datos de una hoja de cálculo de Microsoft Excel a una tabla existente mediante una operación de vinculación?
Respuesta correcta: c)No es posible vincular datos de Excel a una tabla existente en la base de datos de Access, por lo que no se pueden anexar datos a tablas existentes mediante una operación de vinculación. Vincular siempre genera una tabla nueva.
