Concepto de documento, registro y archivo. Funciones del registro y del archivo. Clases de archivo y criterios de ordenación.
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Pregunta 1
De acuerdo con el Real Decreto 1708/2011, ¿en el marco de qué relaciones define el artículo 3 el funcionamiento conjunto de los órganos, centros, sistemas y medios del Sistema Español de Archivos?
Respuesta correcta: d)El artículo 3.1 del Real Decreto 1708/2011 establece que el Sistema Español de Archivos comprende el conjunto de órganos, centros, sistemas y medios que, mediante relaciones de cooperación y coordinación, actúan conjuntamente con la finalidad de desarrollar los servicios archivísticos para facilitar el acceso de los ciudadanos.
Pregunta 2
De conformidad con el artículo 42.5 del Real Decreto 203/2021, respecto a las notificaciones cuyo emisor pertenezca al ámbito estatal, ¿qué regla rige para su puesta a disposición?
Respuesta correcta: d)El artículo 42.5 del RD 203/2021 preceptúa que toda notificación emitida por el ámbito estatal se pondrá a disposición del interesado a través de la Dirección Electrónica Habilitada única, y añade que, de forma complementaria a esta, los emisores estatales podrán notificar en su sede electrónica o sede electrónica asociada. Por ello no es exclusiva de la sede ni se prohíbe la sede complementaria.
Pregunta 3
Señale la respuesta INCORRECTA en relación con la constancia y sincronización del trámite de notificación en la Dirección Electrónica Habilitada única:
Respuesta correcta: c)La sincronización del estado del trámite con la sede electrónica o sede electrónica asociada es automática, no se condiciona a una solicitud del interesado. El art. 44.6 RD 203/2021 exige constancia con fecha y hora del acceso, del rechazo expreso o del vencimiento del plazo del art. 43.2 de la Ley 39/2015.
Pregunta 4
Según el artículo 28 de la Ley 39/2015, ¿en qué circunstancias pueden las Administraciones Públicas solicitar de manera motivada el cotejo de las copias aportadas por el interesado mediante la exhibición del original?
Respuesta correcta: b)El artículo 28.5 de la Ley 39/2015 contempla que, de modo excepcional, las Administraciones podrán solicitar motivadamente el cotejo de las copias aportadas requiriendo el original 'cuando la relevancia del documento en el procedimiento lo exija o existan dudas derivadas de la calidad de la copia'. Las demás opciones introducen requisitos y supuestos que no figuran en la norma.
Pregunta 5
Una Dirección General decide difundir a través de su portal web un folleto explicativo en formato digital dirigido a la ciudadanía sobre los trámites de una convocatoria de ayudas. Este documento no se integrará en ningún expediente administrativo concreto. De acuerdo con la Ley 39/2015, ¿qué exigencia formal se aplica a este documento electrónico?
Respuesta correcta: d)El artículo 26.3 de la Ley 39/2015 dispone que no requerirán de firma electrónica los documentos electrónicos emitidos por las Administraciones Públicas que se publiquen con carácter meramente informativo, así como aquellos que no formen parte de un expediente administrativo, si bien en todo caso será necesario identificar el origen de estos documentos.
Pregunta 6
¿Cuál de las siguientes afirmaciones NO es correcta respecto de la Dirección Electrónica Habilitada única?
Respuesta correcta: b)El acceso a las notificaciones a través de la dirección electrónica habilitada única se prevé con independencia de que las notificaciones se hayan practicado en papel o por medios electrónicos. Por tanto, limitarlo a las notificaciones electrónicas contradice el art. 44.3 RD 203/2021, que también impone la colaboración interoperable entre Administraciones.
Pregunta 7
Conforme al artículo 18 del RD 1708/2011, ¿cuál de las siguientes afirmaciones NO es correcta en relación con las obligaciones de los beneficiarios de las ayudas para la conservación y difusión del patrimonio documental privado?
Respuesta correcta: c)El artículo 18.2 RD 1708/2011 precisa que la difusión de la información en ningún caso supondrá merma o menoscabo de los derechos de propiedad intelectual que puedan existir, de modo que no se produce una transmisión de titularidad al Ministerio por ese hecho. Las obligaciones legalmente impuestas son las tres restantes: garantizar el acceso público a los fondos, ceder los derechos de reproducción, comunicación pública y transformación en Internet cuando lo prevea la convocatoria y autorizar la difusión en Internet y en la plataforma institucional.
Pregunta 8
El archivo de los documentos intercambiados por registro corresponde a:
Respuesta correcta: b)El art. 39.6 del RD 203/2021 atribuye el archivo de los documentos intercambiados por registro al órgano competente para la tramitación del procedimiento, de acuerdo con el plazo fijado en su normativa. No corresponde a la unidad que anotó la entrada ni a la oficina donde se presentaron, que solo intervienen en la presentación y digitalización.
Pregunta 9
El responsable de conservación de un archivo ministerial detecta humedad en los depósitos y algunos soportes especialmente vulnerables. Solicita al órgano competente que adopte medidas de conservación preventiva y apoye la restauración del patrimonio documental. Conforme al ciclo y régimen de conservación previsto en el RD 1708/2011, ¿cuál de las siguientes actuaciones corresponde al Ministerio de Cultura?
Respuesta correcta: b)El art. 16.b del RD 1708/2011 encomienda al Ministerio de Cultura el fomento de la creación y dotación de talleres de restauración en los centros de archivo que se estime conveniente, para abordar la conservación activa. El dictamen de eliminación compete a la Comisión Superior Calificadora (art. 15.1) y el acceso ciudadano es una función general de los archivos del Sistema (art. 14.1.a), no una actuación del art. 16.
Pregunta 10
Señale la respuesta INCORRECTA en relación con la Dirección Electrónica Habilitada única:
Respuesta correcta: c)La dirección electrónica habilitada única es un sistema cuya gestión corresponde a un Ministerio en colaboración con otro departamento ministerial, no a cada Administración que notifica. El art. 44.1 RD 203/2021 atribuye esa gestión al departamento ministerial competente en colaboración con otro, y el art. 44.3 remite la adhesión al art. 65.
Pregunta 11
Una unidad de un Ministerio está revisando el tratamiento técnico archivístico que aplica a sus documentos en la fase de archivo de gestión. Su responsable duda sobre a qué órgano deben ajustarse las instrucciones y recomendaciones de tratamiento, junto con las normas internacionales y nacionales, y pide criterio al servicio de archivo. ¿De qué órgano deben emanar, principalmente, esas instrucciones y recomendaciones?
Respuesta correcta: d)El art. 14.1.c del RD 1708/2011 ordena dar a los documentos el tratamiento técnico archivístico adecuado conforme a las normas internacionales y nacionales y a las instrucciones y recomendaciones emanadas de la Comisión de Archivos de la Administración General del Estado. La Comisión Superior Calificadora dictamina eliminaciones (art. 15.1) y los grupos de trabajo presentan propuestas y elaboran calendarios (art. 15.1 y 15.3), sin ser la fuente principal de esas instrucciones técnicas.
Pregunta 12
Conforme al Real Decreto 203/2021, cuando la Administración tenga conocimiento de procedimientos judiciales que afecten o puedan afectar a documentos electrónicos, ¿cuál de las siguientes afirmaciones NO es correcta?
Respuesta correcta: a)El art. 54.2 RD 203/2021 exige conservar los documentos a disposición de los órganos jurisdiccionales hasta que conste la terminación del procedimiento judicial en las sucesivas instancias, por resolución no susceptible de recurso o procedimiento ante órganos nacionales o internacionales. Por tanto, no basta con que la resolución sea todavía recurrible para que cese la obligación de conservación.
Pregunta 13
En materia de copias de documentos aportados en papel por la persona interesada, ¿cuál de las siguientes afirmaciones NO es correcta?
Respuesta correcta: b)El art. 49 del RD 203/2021 otorga a la copia electrónica resultante de la digitalización el mismo valor que la copia presentada en papel, no el del documento original, de modo que la equiparación con el original es incorrecta. Las demás opciones describen correctamente el supuesto de hecho y el efecto del proceso de digitalización.
Pregunta 14
En una unidad de un Ministerio se tramita la norma por la que se suprime una Oficina de asistencia en materia de registros. Una vez aprobada la norma, el órgano del que depende la Oficina debe comunicarlo al Ministerio que gestiona el directorio geográfico para garantizar la actualización permanente de este. ¿En qué plazo ha de efectuarse esa comunicación?
Respuesta correcta: c)El art. 40.2 del RD 203/2021 impone que el órgano del que dependa la Oficina comunique de forma inmediata la aprobación de la norma de creación, modificación o supresión, precisamente para garantizar la actualización permanente del directorio geográfico. No se establece un plazo de diez días hábiles ni de un mes, que son los que suelen tentar al opositor por su parecido con plazos de otras normas de procedimiento.
Pregunta 15
¿Qué tipo de procedimientos contempla la norma para la conservación a medio plazo de los documentos y ficheros electrónicos recibidos por el archivo intermedio?
Respuesta correcta: b)El apartado 5.º del artículo 11 del RD 1708/2011 cita expresamente los procedimientos de emulación, migración y conversión de formatos como estrategias aplicables a la conservación a medio plazo de documentos y ficheros electrónicos. La digitalización o el sellado de tiempo no se recogen en ese precepto, y la valoración y la descripción son funciones reguladas en otros apartados.
Pregunta 16
¿Cómo deben anotarse los asientos en el registro electrónico conforme al artículo 16 de la Ley 39/2015?
Respuesta correcta: b)El artículo 16.2 de la Ley 39/2015 exige que los asientos se anoten respetando el orden temporal de recepción o salida de los documentos e indiquen la fecha del día en que se produzcan. Los criterios alfabético, de urgencia o de número de expediente no son los previstos legalmente.
Pregunta 17
Concluida la tramitación de los documentos custodiados en un archivo de oficina o de gestión, ¿a qué archivo se transfieren, de acuerdo con los plazos establecidos durante el proceso de valoración?
Respuesta correcta: a)El artículo 9 del RD 1708/2011 sitúa la primera transferencia en el archivo central del Departamento respectivo, ajustada a los plazos fijados en la valoración. El archivo intermedio no recibe los documentos directamente desde el archivo de oficina, pues esa transferencia corresponde al Archivo Central conforme al artículo 10.6.
Pregunta 18
De acuerdo con el Real Decreto 1708/2011, ¿cómo deben implementarse los Sistemas Integrales de Información y Gestión de Archivos que promuevan los Departamentos Ministeriales y sus organismos vinculados o dependientes?
Respuesta correcta: a)El artículo 21.d) del Real Decreto 1708/2011 contempla expresamente el desarrollo de Sistemas Integrales de Información y Gestión de Archivos y su implementación en plataformas informáticas compartidas, con procedimientos de actualización en línea y accesibles por Internet. Las restantes opciones plantean modelos de implementación técnica cerrados o no contemplados por la norma.
Pregunta 19
Una comisión técnica de un departamento ministerial analiza la trayectoria completa de los expedientes administrativos tramitados por sus unidades, abarcando desde el momento en que son formalmente producidos hasta que tiene lugar su destrucción reglada o, en su caso, su ingreso definitivo para custodia permanente. Conforme al Real Decreto 1708/2011, ¿cómo se define este concepto?
Respuesta correcta: c)El ciclo vital de documentos comprende las diferentes etapas por las que atraviesan los documentos desde que se producen hasta su eliminación conforme al procedimiento establecido, o en su caso, su conservación permanente. Las demás opciones no corresponden a la definición reglamentaria de estas etapas sucesivas. Todo ello según el art. 2.2.e RD 1708/2011.
Pregunta 20
Según el artículo 55.1 del Real Decreto 203/2021, ¿en qué momento sustenta el archivo electrónico único la gestión, custodia y recuperación de los documentos y expedientes electrónicos?
Respuesta correcta: b)Conforme al art. 55.1 del RD 203/2021, el archivo electrónico único de cada Administración sustenta la gestión, custodia y recuperación de los documentos y expedientes electrónicos así como de otras agrupaciones documentales o de información una vez finalizados los procedimientos administrativos o actuaciones correspondientes. No se activa en la fase de iniciación o tramitación ni exige un cómputo genérico de cinco años.
Pregunta 21
El responsable del archivo central de un organismo público inicia un proceso técnico orientado a investigar y sistematizar con precisión las categorías administrativas y archivísticas que estructuran orgánicamente un fondo documental recién recibido. Conforme a las definiciones del Real Decreto 1708/2011, ¿a qué fase del tratamiento archivístico corresponde esta actuación?
Respuesta correcta: b)Según la norma, la identificación es la fase del tratamiento archivístico que consiste en la investigación y sistematización de las categorías administrativas y archivísticas en que se sustenta la estructura de un fondo. La valoración documental, por su parte, se orienta al estudio y análisis de las características administrativas, jurídicas, fiscales, informativas e históricas. Se recoge en el art. 2.2.g RD 1708/2011.
Pregunta 22
A tenor del Real Decreto 203/2021, si en la tramitación electrónica de un procedimiento el órgano actuante estuviera obligado a facilitar al interesado un ejemplar de un documento administrativo electrónico, ¿por qué actuación podrá sustituirse dicha entrega?
Respuesta correcta: c)El art. 46.2 del Real Decreto 203/2021 señala que cuando el órgano esté obligado a facilitar un ejemplar de un documento administrativo electrónico, este se podrá sustituir por la entrega de los datos necesarios para su acceso por medios electrónicos adecuados. La norma no exige en este caso remitir una copia en papel ni sustituirlo por un simple correo electrónico.
Pregunta 23
En una Dirección General de un Ministerio se tramita la solicitud formulada por un interesado para obtener una copia auténtica de una resolución administrativa dictada por dicho órgano el año anterior. La solicitud ha tenido entrada en el registro electrónico de dicho organismo hoy mismo. Conforme a la Ley 39/2015, ¿en qué plazo legal máximo debe expedirse la copia auténtica solicitada?
Respuesta correcta: d)Según el art. 27.4 de la Ley 39/2015, la copia auténtica debe expedirse, salvo las excepciones derivadas de la Ley 19/2013, en el plazo de quince días a contar desde la recepción de la solicitud en el registro electrónico de la Administración u Organismo competente. El plazo de diez días o un mes son plazos generales habituales pero erróneos para este supuesto específico.
Pregunta 24
Respecto a los documentos no admitidos o no tenidos por presentados en el registro conforme al artículo 37 del Real Decreto 203/2021, señale la respuesta INCORRECTA:
Respuesta correcta: c)Según el art. 37.4 del RD 203/2021, cuando no se tengan por presentados documentos por exigir su régimen especial otra forma de presentación, corresponde al órgano administrativo competente para la tramitación del procedimiento comunicar esta circunstancia al interesado e informar de los requisitos exigidos, no existiendo previsión de rechazo de plano por el responsable del registro sin intervención de dicho órgano. El resto de opciones transcriben fielmente lo previsto en los apartados 3 y 4 del citado artículo.
Pregunta 25
A tenor del Real Decreto 203/2021, en materia de conservación de documentos electrónicos por las Administraciones Públicas, señale la respuesta INCORRECTA:
Respuesta correcta: b)El periodo de conservación no lo determina el Esquema Nacional de Interoperabilidad, sino las autoridades calificadoras que correspondan, según el art. 54.1 RD 203/2021. Las demás afirmaciones recogen literalmente el deber de conservación en soporte electrónico de los documentos del expediente y de los de valor probatorio, así como la consideración de patrimonio documental de la copia electrónica auténtica del art. 27 Ley 39/2015.
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